Comment optimiser la gestion des frais kilométriques au sein de votre entreprise ? L’automatisation est une solution de plus en plus prisée par les organisations pour simplifier cette tâche souvent chronophage et source d’erreurs. Découvrez les avantages, les outils et les étapes à suivre pour mettre en place un suivi automatisé des frais kilométriques.
Les enjeux du suivi des frais kilométriques
Pour de nombreuses entreprises, le suivi des frais kilométriques représente un lourd fardeau administratif, tant pour les employés concernés que pour le service comptable. Les salariés doivent conserver leurs justificatifs, remplir des formulaires et attendre leur remboursement. De leur côté, les services financiers sont chargés de vérifier ces demandes, de calculer les montants dus et d’effectuer les paiements. Ce processus est non seulement coûteux en temps et en ressources humaines, mais il est également propice aux erreurs et aux fraudes potentielles.
Automatiser ce processus présente donc plusieurs avantages :
- Réduction du temps consacré à la gestion des frais kilométriques, permettant aux employés et aux services financiers de se concentrer sur d’autres tâches à valeur ajoutée.
- Diminution des erreurs liées à la saisie manuelle ou aux calculs.
- Mise en place d’un contrôle plus rigoureux, minimisant les risques de fraude.
- Amélioration de la satisfaction des employés, grâce à un traitement plus rapide et transparent des demandes de remboursement.
Les outils d’automatisation des frais kilométriques
Plusieurs solutions logicielles existent sur le marché pour automatiser le suivi des frais kilométriques. Certaines sont intégrées à des plateformes de gestion des dépenses professionnelles, tandis que d’autres sont spécialisées dans ce domaine spécifique. Voici quelques exemples d’outils disponibles :
Expensify :
Cette solution de gestion des dépenses permet aux employés de scanner leurs justificatifs avec leur smartphone et d’enregistrer automatiquement les informations pertinentes. Expensify intègre également une fonctionnalité dédiée au suivi des frais kilométriques, qui calcule automatiquement les montants dus selon les barèmes en vigueur et génère des rapports pour faciliter la validation par le service comptable.
Rydoo :
Cet outil propose une approche similaire, avec une application mobile permettant la saisie simplifiée des frais kilométriques et la génération automatisée de rapports. Rydoo offre également la possibilité de paramétrer des règles spécifiques à l’entreprise, pour mieux contrôler l’application des politiques internes en matière de remboursement.
MileIQ :
Spécialisé dans le suivi automatisé des déplacements professionnels, MileIQ utilise le GPS du smartphone pour enregistrer automatiquement les trajets effectués par les employés. L’application calcule ensuite les frais kilométriques associés et génère des rapports détaillés pour faciliter la validation et le remboursement.
Les étapes à suivre pour automatiser le suivi des frais kilométriques
Pour mettre en place une solution d’automatisation du suivi des frais kilométriques dans votre entreprise, voici quelques étapes clés à suivre :
1. Évaluer vos besoins :
Commencez par identifier les problèmes que vous rencontrez actuellement dans la gestion de vos frais kilométriques (erreurs, fraudes, lenteur du processus…). Cela vous permettra de déterminer les fonctionnalités dont vous avez besoin pour y remédier.
2. Choisir la solution adaptée :
Selon vos besoins, optez pour une solution intégrée à une plateforme de gestion des dépenses professionnelles ou spécialisée dans le suivi des frais kilométriques. Comparez les différentes offres sur le marché en termes de fonctionnalités, de tarifs et d’ergonomie.
3. Mettre en place la solution :
Une fois la solution choisie, procédez à son installation et à sa configuration selon vos spécificités (barèmes, règles internes…). Formez également vos employés et votre service comptable à son utilisation.
4. Suivre les résultats :
Pour évaluer l’efficacité de la solution mise en place, mesurez régulièrement les gains de temps, la réduction des erreurs et l’amélioration de la satisfaction des employés. Ajustez si nécessaire les paramètres ou les processus pour optimiser davantage le suivi des frais kilométriques.
En automatisant le suivi des frais kilométriques, votre entreprise gagnera en efficacité et en fiabilité, tout en améliorant la satisfaction de vos employés. N’attendez plus pour franchir le pas et simplifier cette tâche administrative souvent fastidieuse.
